SAP ile tanışmam 1997 yılının son aylarında oldu. 1998-2000 yılları arasında o yıllar için sıradışı denecek derecede başarılı bir implementasyon süreci sonunda etraflıca tanıma ve öğrenme fırsatı buldum. Takip eden yıllarda da SAP yazılımı ile birçok projede keyifle görev aldım. Tabi zaman içinde pek çok şey değişse de o ilk yıllarda yaşadıklarımız güzel tecrübeler ve anılar olarak hafızalarımızda kaldı.
SAP ismi 90’ların sonunda ülkemizde daha yeni yeni duyuluyordu. SAP firması ilk olarak 1994’ün kriz ortamında Unilever firmasının kullanımı ile Türk pazarına girmiş, 2001 yılında yine bir kriz ortamında da Türkiye Ofisini açmış. O yıl SAP Türkiye’nin “Geleceği Birlikte Sunuyoruz” sloganını çok iyi hatırlıyorum.
1994-2001 yılları arasında ülkemizde pek çok kurum Coca Cola, Bosh, Unilever, Goodyear gibi dünyanın önde gelen kurumlarının tercih ettiği kurumsal kaynak yazılımı (ERP) SAP ile ilgilenmeye başladılar. Kişiye odaklı sistemlerini değiştirip daha kurumsal bir yapı oluşturmak ve bu yapının da sürdürülebilir olmasını sağlamak amacıyla kolları sıvadılar.
O yıllarda mevcut birçok yazılımda ‘Y2K milenyum hatası’ olarak bilinen 2000 yılı problemi vardı. Tablolarda yıl alanı ‘2’ hane olarak güncelleniyordu ve 1999 yılından sonraki yıllar için bu yapısal ‘hata’ büyük bir sorun teşkil ediyordu. Sırf 2000’li yıllara uyumlu olarak geliştirilmiş olduğundan dolayı SAP yazılımını tercih eden şirketlerimiz oldu.
İster ‘moda’ olduğu için, ister ‘kurumsallıktan’ ötürü, isterse ‘Y2K’ nedeniyle olsun şirketlerimiz böyle bir yatırım yaparak aslında gelecekleri için çok doğru bir iş yaptılar. Ama bu gerçek yıllar sonra idrak edilecekti.
Bütün projeler büyük umutlar ve yüksek motivasyonla başladı ancak, SAP ile bu ilk deneyimi yaşayan firmalarımız hiç beklemedikleri birçok problem ile karşı karşıya kaldılar. 90’ların sonu ve 2000’lerin başında başlayan pek çok SAP projesi hem çok uzun sürdü, hem de oldukça sancılı ve maliyetli oldu. Kurumlarımız başlangıçta beklediklerini bulamadılar. Hata mı yapmışlardı? Dünyanın önde gelen firmalarının verim alabildiği bu yazılım neden bizim işletmelerimizde problem oluşturmuştu? Sıkıntı neredeydi?
Firmalara göre yaşadıkları sıkıntıların tek suçlusu SAP’ın bizzat kendisiydi. “Bu SAP bize uymuyor! Bizim işimiz çok farklı. Bu programda şunları yapamıyorsun… vs”. Hemen herkes işini çok iyi yaptığı, kendi süreçlerinin çok müstesna olduğu ve yazılımın ihtiyaçlarını tam olarak karşılamadığı yönünde hemfikirdi. O ilk yıllarda yazılımı suçlamak işin kolayına kaçmaktı.
Bence sistemi yeteri kadar bilmemenin verdiği hatalı yorumlardı. Bugün hatırladıkça tebessüm ediyorum. SAP herşeyi ile hazır ‘tak-kullan’ bir yazılım değildir. Uyarlanabilir ve her türlü geliştirmeye açık olan bir yazılım nasıl olur da yetersiz olur? Üstelik sırf bu özelliğinden dolayı kurumlarımız o yıllarda nerdeyse SAP sistemi üzerinde yazdırdıkları gereksiz geliştirmeler ile eski sistemlerini nerdeyse birebir SAP yazılımına taşımışlardı.
Gerçekte bir işletme için spesifik olan üretim süreçleri dışında, muhasebe, satınalma, satış ve insan kaynakları gibi süreçler kurum veya sektör bağımsız olarak birbirine oldukça benzer yapıdadır. Tabi ki birebir aynı değillerdir, bununla birlikte hemen her şirkette departman isimleri bile aynı olan bu fonksiyonlar benzer standart süreç adımlarını içerirler.
Ülkemiz için farklı olan ‘yasal mevzuatlara uyum’ konusudur ki, SAP her ülkeye özel yerelleştirme (lokalizasyon) programlarını da içerir. O yıllarda Türkiye’ye özel olan bu tip konuların önde gelenleri, ‘vergilendirme’, ‘vadeli çek senet’ (vadeli çek sadece Türkiye, Tayland ve Yunanistan’da olan bir uygulamadır), ‘ithalat ve gümrükleme süreci’ ve ‘bordro düzeni’ gibi konulardı. Bunların hepsi SAP yazılımı içinde Türk mevzuatına uyumlu olarak geliştirilmiştir.
Sonuç olarak, yeterli bilgi sahibi olmadan söylenmiş ‘bizim işimiz farklı ve SAP bunu yapamıyor’ argümanın içi boştur. Hem yapılan işler belirtildiği gibi anormal düzeyde farklı değildir hem de SAP rahatlıkla her sürece uyumluluk gösterebilir.
Tüm bu problemlerin sözde sorumlusu SAP aslında nasıl bir yazılımdır? Neden tüm dünyada başarılı olmuştur?
Herşeyden önce SAP bir Alman yazılımıdır ve Alman kültürünün özelliklerini taşır. Mizah anlayışından uzak ve katı disiplin sahibi Almanlar bana göre biraz tuhaftırlar. Bununla beraber SAP’ın dünya çapındaki başarısının anahtarının bize yabancı olan kendilerine has kültürleri olduğunu düşünüyorum.
Almanların en önemli özelliklerinin başında ‘zaman’ hassasiyeti gelir. Zaman ile ilgili herşey onlar için değerlidir, hatta toplantı katılımı dahil tüm işlerinde ‘dakik’ olmaları ünlüdür. SAP yazılımı da gerçek zamanlı bir yazılımdır. İş sürecinin oluştuğu anda sürece ait veriler eş zamanlı olarak sisteme girilir ve raporlanır. Halbuki biz Türkler için zaman kavramı görece daha izafidir. “Ülkemizde söz verdiği termine uyan kaç tane usta başka bir deyişle “uzman” vardır?” Cevabınız ne olur?
Organizasyon, yani bir işi bölümlere ve sorumluluklara ayırma bir diğer Alman özelliğidir. Başarılarının arkasında iyi organize olmaları yatar. İşler kontrol edilebilir bölümlere bölünerek görev dağılımı yapılır. Her işten konusunda uzman olan kişiler sorumlu tutulur. SAP sistemi de benzer mentaliteye göre oluşturulmuştur. Modülerdir ve her modülün ayrı uzmanı vardır. Biz ise her konuda uzman kişi bulmanın sıkıntısını yaşarız. Bir kişiden birden fazla işi yapabilmesi beklenir. Bu nedenle hem her şeyden biraz anlarız hem de birçok işi aynı anda yapabiliriz. Ayrıca işi uzmanına değil ‘tanıdık” olana emanet ederiz. Bizce liyakattan çok tanıdık bildik ilişkisi daha önemlidir. Organize işler bunlar 🙂
Almanların bir diğer özelliği disiplin ve düzendir. İşlerin önce planlanması, sonra bu plan ışığında belli bir disiplin içinde yapılması önemlidir. Bizler ise daha girişimci ve sonuç odaklı insanlarız. Kısa dönemde başarı bekleriz. Bu da çok fazla plan ve hazırlık yapmadan hemen her işe girişmemize neden olur. Hatta “kervan yolda düzülür” şeklinde bir atasözümüz vardır. Bir işe başlamak, harekete geçmek için çok iyi bir özellik olsa da uzmanlık gerektiren faaliyetleri yerine getirirken, plan yapmamak, olan plana uymadan ‘disiplinsiz’ bir şekilde işleri ertelemek veya iş sırasını takip etmeden zamanından önce yapmak iş sonuçlarına olumsuz yansır.
Almanlar bizim gibi pratik zekalı insanlar değillerdir. Bizler için çözümü çok basit olan problemler için bile gereksiz bürokrasileri vardır. SAP Online Hizmet Sisteminden (SAP OSS Notes) bir kez faydalanmaya kalktığınızda ne demek istediğimi anlarsınız. Aynı bürokrasi SAP yazılımına da yansımıştır. Yeni bir sistem kurarken hataları minimize etmek ve daha verimli olabilmek adına işimize gelmese bile gereksiz veya bürokratik bulduğumuz süreçleri uygulamak gerekebilir. Aslında bilgisayar sistemleri ile ilgili hemen her konu benzer bir katı disiplin ve prosedür takibini gerektirir.
Son olarak, Almanların yaptıkları her işte süreklilik ve devamlılık ön plandadır. Tek seferlik başarılara değil uzun dönemli kalıcı başarılara odaklanırlar. İşletmeler için de bu kavramlar çok önemlidir.
Bu kültürel farklılıkları 80’lerin sonunda göreve gelen Galatasaray Teknik direktörü Jupp Derwall’in takımı oynatmaya çalıştığı Alman futbol ekolüne benzetiyorum. O yıllarda klüpte beklenti çok büyüktü. Yüksek bütçe ile en iyi oyuncular transfer edilmiş ve dünya çapında bir teknik direktör ile anlaşılmıştı ama sistem değişimi hemen başarı getirmedi. Tek başına çok iyi futbolculardan oluşan takım beraber top oynayamıyordu. Ne yöneticiler ne de futbolcular yeni tekniklere kafaca ve vücutça hazır olmadıkları için uyum sorunu oluşmuştu.
İlk yıl birçok hezimet yaşandı. Tabi o zaman da ilk suçlanan Alman sistemi ve Derwall olmuştu 🙂 Spor yazarları ve yöneticileri şöyle diyorlardı: “Alman ekolü ile bu işler olmaz, Türkiye’de futbol ortamı çok farklı”, “Bu takım bu sistem ile başarılı olamaz”. Sanırım bu sözler size de tanıdık geldi. Eleştirilere dayanamayan Derwall ise sonunda “Ben sihirbaz değilim, sabrederseniz uzun dönemde kalıcı başarı gelecektir.” demişti.
SAP, bir düğmeye basacağım ve herşey mükemmel olacak anlayışına uygun bir yazılım değildir. Mevcut iş süreçlerine yeni bir bakış açısı ve yaklaşım getirir. Tüm şirketin birbiri ile entegre çalışabilmesi için yeni tanımlamalar gerektirir. Yeni durumda birtakım süreçlere gerek olmayabilir veya birtakım yeni süreçler ortaya çıkabilir. Bu yeni yaklaşıma uyum sağlamak tabi ki zaman alacaktır.
Maalesef, ülkemizdeki birkaç büyük kurum dışında SAP yazılımına yatırım yapan firmaların pek çoğu bu işin sadece bir bilgisayar yazılım projesi olmayıp, verimli çalışmak için iş süreçleri dönüşüm ve yeniden yapılandırma konusu olduğunu kavrayamadılar. Üst yönetimler veya patronlar gerekli bütçeyi verdik; yeterlidir mantığı ile istenen insan ve zaman kaynağını ayırmayıp, motivasyona önem vermeyip, direksiyonun da başına geçmeyip asıl gerekli olan desteği veremediler. Yazılımı kullanmaya başladıklarında ise (canlı kullanım) eski iş yapış alışkanlıklarını ve yönetim anlamındaki bakış açılarını değiştirmek istemediler. Bir taraftan yeni olana direnç gösterirken, diğer taraftan tek tıkla ve eski mantıkla işletmelerini yöneteceklerini düşündüler.
Özetle; aşağıda sıraladığım nedenlerden dolayı SAP’ın ülkemizde ilk uygulamaları firmaların anlattığı gibi “başarı” değil “başarısızlık” hikayeleri ile doludur.
- Bu yatırımı tüm iş süreçlerini dönüştüren bir sistem olarak görmeyen, sadece ‘bilgisayara geçmek’ ve ‘tek bir tuşla şirketi yönetmek’ gibi basit anlayışlara sahip patron ve üst yönetimler.
- SAP Proje ekiplerinde süreç sahibi kişilerin yerine o işin sahibi olmayan tecrübesiz çalışanların görevlendirilmesi. Hatta bu iş için ‘bilgisayar kullanabilen’ başlığı altında hiçbir iş tecrübesi olmayan yeni mezunlar istihdam edilmiştir.
- “Bizim zamanımızda bu işler daha basitti. SAP sistemi de nereden çıktı?” ve benzeri söylemler ile değişime ve sisteme karşı çıkan çalışanların sayısı fazlaydı. Bilgisayar kullanımının günümüzdeki kadar yaygın olmamasından dolayı çalışanlarda 1980’li yıllardan kalan korku kültürü hakimdi. “Bilgisayar sistemleri gelecek, çalışanlar işinden olacak”. Bu nedenle bir çok çalışan “vazgeçilmez olayım, işi sadece ben bilirim” mantığı ile analiz aşamasında bilgi gizlediler.
- Departman duvarlarının kalkmasını istemeyen, ben işime bakarım mantığı ile iş yapış alışkanlıklarını değiştirmek istemeyen yöneticiler de tabi ki süreci olumsuz etkilediler.
- SAP yatırımını olası terfileri için basamak görerek proje yönetimini üstlenen hırslı orta düzey yöneticileri göze girmek amaçlı “gelecekte bu süreci de kullanırız, bu fonsiyonlar da sistemde hazır bulunsun”, “bu ekrana da kuş konsun” şeklindeki kapsamı gereksiz büyüten veya tam tersi risk gördükleri süreçleri kapsam dışında tutan “bu süreç eski sistemde kalsın” yaklaşımları olması gereken sistemlerin kurulmasına engel teşkil etti. Her iki yaklaşım da süreç yönetim mantığına aykırıdır.
- Yine proje yönetim ve ekiplerinin, SAP sistemini en iyi uygulamalara (best practices) göre değil de, kurumlarında eski tecrübel ve halihazırda kullanılan yazılımların verimsizliklere göre uyarlatmaları.
- Bu uygulamaların en meşhuru parallel run (paralel çalışma) tabir edilen mevcut sistem ile yeni SAP sisteminin aynı anda kullanılmasıdır. SAP sistemi süreçleri değiştiriyor ve hatta bazılarını ortadan kaldırıyor ama bizim işletmelerimiz ‘risk almama adına’ aynı tas aynı hamam devam edelim istiyorlar 🙂 Ne büyük hata!
- Bir başka uygulamada SAP sistemini kullanabilmek için ilave personelin istihdam edilmesiydi. Organizasyonda işi gerçekte yapan çalışanlar yerine, sistemi kullanacak olan bir nevi sekretarya görevi yapan kişiler işe alınıyordu.
- Gereksinim analizleri yeterli derecede yapılamadı. Şirket çıktılarından çok mevcut kadroların bireysel ihtiyaçları ön plana çıktı.
- Süreçleri birbirine bağlayan ve sistemin anahtarı konumundaki ana veri tanımlamaları önemsenmedi. Ekstra iş yükü olarak algılandı.
- Ayrıca ülkemizde 1994–2001 arasında sürekli yaşanan ekonomik kriz ortamlarının, özellikle 2001 krizinin şirketlerin yatırımın zamanlamasını olumsuz etkiledi.
- Türkiye dünya ile yeni yeni bütünleşiyordu. Türk şirketleri küresel rekabet ve bunun getirdiği sonuçlara henüz hazır değildi. Bu yatırımı yaptığı halde gerçekte şeffaf bir sistem istemeyen üst yönetimler ve patronlar mevcuttu.
Ve evet SAP Firması ve Çözüm Ortaklarının, hatta SAP yazılımının kendisinin de bu başarısızlıkta sorumlulukları vardı elbette.
- Birçok sektörün ‘know-how’ını içeren SAP yazılımı, tümünün özellikleri ile dolu komplike bir yazılımdır. Ekranlar tüm sektörlere hitap ettiğinden kullanılmayan veya gereksiz olan alanlar ile bir hayli karışık görünür. Bu anlamda kullanıcı dostu (user-friendly) değildir. Yazılım aslında yetersiz değil, karmaşıktır.
- O yıllarda uygulanan proje yönetim metodolojisinden dolayı SAP projeleri istenilen zamanda bitmiyordu. Süre uzadıkça süreçler değişiyor, tasarım aşamasından uzaklaşılıyor ve maliyetler de artıyordu. SAP daha sonraki yıllarda proje yönetim metodolojisini sistemlerin daha hızlı kurulabilmesi amacıyla değiştirecekti. (Önce ASAP sonra ACTIVATE)
- SAP Türkiye ve SAP Çözüm Ortakları o yıllarda deneyimsizlerdi. Ürünü satmak adına teknik anlamda kolay yapılamayan veya proje kapsamında olmayan fonksiyonlar vaat ediliyordu. Sanırsınız SAP sihirli bir dokunuş ile kısa zamanda kurumun bütün ihtiyaçlarını çözecekti. Bu durum, müşterilerin büyük beklenti içine girmelerine neden oldu. SAP çözüm ortakları yüksek beklenti içindeki müşterileri ile doğru iletişimler kuramadılar ve sonuç itibarı ile iş sonuçlarını etkileyen çok kötü proje yönetim deneyimleri yaşandı.
- SAP yazılımını ve iş süreçlerini yeterli derecede bilmeyen gencecik, tecrübesiz SAP danışmanları 90’larda sadece Türkiye’nin değil dünya genelindeki tüm SAP projelerinin sorunuydu.
SAP’tan uzak durulması gerektiği ve çok zorlu bir süreç olduğu efsaneleri tam olarak bu yıllarda doğmuştur. “SAP bir cennetir, ama cennete girmek için önce ölmeniz gerekir”, Sakın Alma Perişan olursun” ve benzeri ifadeler o yıllardan günümüze gelen anekdotlardır.
Keser döner SAP döner.
Galatasaray’ın nasıl Derwall’lı yıllarda şampiyon olup sonrasında dünya çapında güçlü bir takıma dönüşmesi gibi SAP’ın zaman içinde nasıl olumlu tarafa evrilip, küresel anlamda rekabetçi Türk şirketlerinin ilk tercihi olduğunu, SAP Firmasının geliştirdiği ürün ve çözümlerin tüm dünyada olduğu gibi ülkemiz işletmelerine de zaman içinde değer katmaya başladığını ve Türkiye’nin nasıl SAP yazılımı bölgesel teknoloji merkezlerinden birine dönüştüğünü, yazı serimin ikinci bölümünde anlatacağım.
“Bilgiye yapılan yatırım en iyi getiriyi getirir.” Benjamin Franklin, Mucit.
“Futbol, basit bir oyun değildir.” Jupp Derwall, Teknik Direktör.
