Bu Günümüz global rekabet koşullarında hayatta kalmak için şirketler devamlı olarak kendilerini geliştirmek ve yenilemek durumundalar. ERP (Enterprise Resource Planning) olarak bilinen Kurumsal Kaynak Planlama sistemi de şirketlerin stratejik gündeminde yer almaktadır.
ERP nedir ?
Kurumlar neden ERP’ye yatırım yaptıklarını şöyle ifade ediyorlar :
“Büyüyen yapımızı yönetmek büyüme dönemini sağlam temellere oturtmak ve kalıcı olmasını sağlamak için ERP yazılımları kullanmanın zamanının geldiğini düşündük”,
“Kurumsal bir yapı oluşturmak, kalitemizi kontrol etmek ve sürekli kılmak gerekiyordu”,
“Şirketimizin küresel sistemde varlığını sürdürebilmesi için çağı ve teknolojiyi yakalayıp daha rekabetçi olmamız gerekiyordu”, “İş süreçlerinde verimliliği ve karlılığı artıracak, ürün kalitesini kontrol edip sürekli kılacak, maliyetleri detaylı izleyip görebileceğimiz bir yazılım arayışı içine girdik”..vs
Örnekler çoğaltılabilir. Hepsinin ortak amacı şirket strateji ve hedeflerini daha sağlam bilgilere dayandırmak, teknolojiden yararlanarak iş süreçlerini daha efektif yöneterek rekabetçi ve karlı bir yapıya dönüşmektir. ERP yatırımının bu hedefleri karşılayacağını düşünmektedirler.
Peki ERP gerçekten sihirli bir değnek gibi tüm bu beklentileri karşılar mı? ERP yatırımından beklenilen sonuçlar alınıyor mu?
ERP’yi kısaca tarif edersem firma içindeki tüm departmanların farklı ihtiyaçlarını karşılanmasını tek bir bilgi sistemi üzerinde sağlayan ve bunların tüm fonksiyonlarını entegre etmeye çalışan bir yazılımdır. Eşzamanlı entegrasyon ile tüm departmanlar bilgiyi daha kolay ve hızlı paylaşır, kaliteli ve güvenilir bilgi çapraz kontrollere gerek kalmadan elde edilebilir.
Firmalar teknolojiyi, stratejilerini yöneten bir araç olarak konumlandırmaktadır. ERP çözümleri, bu amacın en önemli bileşenlerinden birisidir. ERP kurumu daha sistematik, daha organize ve hatta daha statükocu bir yapıya dönüştürür. Uzun dönemde şirket için mutlaka katma değer yaratmanın bir aracıdır.
Ülkemizdeki birçok ERP yatırımının olması gereken verimlilikte olmadığı bir gerçektir. ERP implementasyonu sonrasında şirketler gerçek zamanlı iş pratiklerinin entegre edilerek verimlilik artışı gerçekleştireceklerini umuyor iken, çoğu zaman iş süreçlerinin karmaşıklaşması, yavaşlaması ve departmanlar arasındaki uyumsuzlukların artması ile yüzleşirler.
Bu konuda yapılan araştırmalar ile paralel biçimde tecrübelerim verimsizliğin temel nedenin şirketlerin düşünce tarzlarının ve iş yapış alışkanlıklarının ERP’nin gerektirdiği doğrultuda değişmemiş olmasına işaret etmektedir. Bu nedenle hayata geçtikten sonra ERP beklendiği gibi etkin bir rekabet aracı olamamaktadır.
ERP kurulma aşamasında beklentiler yüksektir. Kafalardaki en ideal uygulamalar talep edilmekte işletmedeki birçok problem ERP ile çözümlenmek istenmektedir. Bunun sonucunda bilmeden daha karmaşık süreçlerin oluşmasına ortam yaratılmaktadır. Ya da tam tersi sistem tasarlanırken kapsam dar tutulmak istenmekte, bazı süreçler ERP’nin dışında tutularak sistem olanakları kısıtlanmakta ve bütünlük bozulmaktadır.
Bu aşamada yapılan bir diğer hata, üst yönetimin artık klasikleşen “çalışan sayısını azaltma” mentalitesidir. İlave olarak ERP’nin iş süreçlerini yönetme ve entegre etmek için yararlanılan bir araç olduğundan çok, basit bir kontrol mekanizması olarak yorumlanmasıdır. ERP yatırım kararı aşamasında üst yönetim aynı anda hızlı, kaliteli, ucuz ve mükemmel olmayı arzu ederken projenin kavramsal tasarım aşamasında iş süreçlerinin, çalışanlarının ve şirket harcamalarının sıkı kontrol edilmesine odaklanmaktadır. Bunun sonucunda ERP ile bilginin paylaşımına yönelik bir düzen amaçlanırken, bilgi akışı ERP üzerinden değil başka şekil ve biçimlerde gerçekleşmiş olacaktır.
Sonuç olarak uygulamadaki bu tür olumsuz yaklaşımlar, proje aşamasında ERP sisteminin karmaşık yapılandırılması ve/veya tam tersi şekli ile eksik süreçlerin kurgulanması mevcut işleyiş ile ERP sistemi arasında farklılıklar oluşturmakta ve çalışanların motivasyonunu düşürmektedir.
Eğer kurum çalışanları ve yönetimi kurgulanan iş süreçlerini kullanmakta isteksiz, iş süreçleri ile ERP süreçleri birbiri ile örtüşmüyor ve işler eş zamanlı yapılamıyorsa ERP güvenilir olmayan bilgi deposuna veya pahalı bir muhasebe programına dönüşür.
Böyle bir olumsuz sonuca nasıl engel olunur?
ERP uygulamasından daha iyi verim almak için kurum kültürünün, iş süreçlerinin, iş yapış tarzlarının hatta organizasyonel yapının değişmesi gerekebilir. Kurum çalışanlarının ve yöneticilerinin bu değişime olumlu bakmaları ve hazır olmaları gerekir. Üst yönetimin anahtar rol oynaması gerekir. Üst yönetimin ERP sisteminin ne olduğunu kavraması, kurgulanan iş süreçlerini yönlendirmesi, departmanlararası entegrasyonu tesis etmesi ve çalışanları bu yönde motive etmesi başarılı sonuçlar almanın ilk şartıdır.
Başarılı bir uygulama için reçete sunarsak ;
a) Üst Yönetim : ERP uzun soluklu bir uygulamadır. ERP’yi kısa zamanda implemente etmek başarı değildir, esas olan üst yönetim tarafından uzun dönemde ERP’nin nasıl katkı sağlayacağının anlaşılmasıdır. Üst yönetime ERP’nin stratejik rolü anlatılmalı ve kapsamlı desteği tesis edilmelidir.
b) Süreç Yönetimi : ERP süreç tabanlıdır. “Süreç Yönetimi” uygulamalarının ERP ile eş zamanlı olarak düşünülmesi ve yürütülmesi gerekir. Bu süreçte kurumun iş süreçlerinin çok iyi analiz edilmelidir. ERP ile yeni iş süreçleri ortaya çıkabileceği gibi mevcut olanlar tamamen ortadan kalkabilir.
c) Değişim Yönetimi : ERP bir değişimdir. ERP Projesi “Değişim Yönetimi” ilkeleri ışında gerçekleştirilmelidir. ERP ile beraber kurumdaki düşünce tarzının değişmesi
, mevcut iş yapış tarzlarının sorgulanması ve departman duvarlarının kalkması gerekiyor. Motivasyon önemli bir katalizördür.
d) Eğitim : Hem kullanımın yaygınlaşması hem de kurgulanan süreçlerin yerleşmesi için anahtar süreç eğitimdir.
Bilgiye yapılan yatırım en iyi getiriyi getirir.
